Gestion des contenus et documents d'entreprise

La gestion de l’information d’entreprise (Enterprise Content Management) se caractérise par la combinaison d’outils de gestion électronique des documents  (GED ou GEIDE) et de gestion de contenu structuré  (CMS).
L’ECM permet d’accroître l’efficacité de votre organisation  en offrant à vos collaborateurs une solution pratique et efficace pour créer, trouver et utiliser l’information – qu’elle soit structurée ou non, incluse ou non dans un document.

• Pour que vos collaborateurs puissent échanger et utiliser efficacement l’information qui sous-tend leurs activités, nous proposons des outils open source qui ont fait leur preuve tels que Alfresco, Nuxeo, eZ publish ou Jahia .
• A partir de ces outils, vous administrez vos informations de manière globale  : gestion du cycle de vie documentaire au plus près des processus métier, gestion des profils d’utilisateur, catégorisation de l’information….
• Tirant parti de notre expérience de l’ECM et de notre veille technologique, nous optimisons la mise en place de votre outil , du conseil de nos ingénieurs jusqu’à la formation sur mesure de vos utilisateurs.

Quelle solution pour votre gestion documentaire ?

A travers notre veille technologique et notre expérience en matière de gestion de l’information métier, nous sommes en mesure de vous accompagner pour valoriser pleinement vos « actifs informationnels ».

Offrir un avantage compétitif à votre entreprise

L’ECM (Enterprise Content Management) peut être décrit comme le point de convergence entre deux familles d’outils informatiques :

• Les logiciels de gestion de contenu  (Content Management System), initialement destinés à gérer la production et la publication de contenus structurés, notamment à destination d’un site Internet ou Intranet ;
• Les logiciels de gestion électronique des documents  (GED), qui permettent la saisie, le stockage, l’organisation, la recherche et la consultation de documents contenant des informations qui ne sont pas nécessairement structurées.

Pour votre organisation, l’intérêt d’une solution d’ECM est donc de disposer d’un outil unique  permettant de gérer globalement l’information :

• La gestion fine du workflow et du versioning apporte une maîtrise de chaque phase du cycle de vie d’un contenu ou d’un document - production, validation, diffusion, archivage ou destruction… - en tenant compte des processus métier de l’entreprise (BPM).
• La gestion des rôles et identités  de vos utilisateurs permet de coordonner et de contrôler précisément la production et l’utilisation de chaque type d’information, contribuant à améliorer la sécurité et fiabilité de votre organisation.
• La catégorisation manuelle ou automatique  - grâce aux métadonnées - des contenus et/ou documents a l’avantage d’offrir plusieurs accès à une même information, tout en facilitant leur stockage et leur recherche.
• La solution d’ECM peut également servir au travail collaboratif  au sein d’espaces virtuels, ou encore à alimenter et animer un dispositif de gestion des connaissances  (knowledge management).

Utiliser les meilleurs outils open source

Parmi les nombreux outils testés et implémentés par Smile, citons trois exemples :

• Le projet Alfresco , créé en 2005 par John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ancien cadre de Business Objects, est à la pointe de la gestion documentaire et dispose également de fonctionnalités très performantes de gestion de contenu.
• Nuxeo , avec son nouveau produit "Enterprise Platform", qui prend le relais, en environnement J2EE, de l'ancien "CPS", avec une excellente couverture fonctionnelle.
• Le CMS eZ publish , créé en 1999 par eZ systems en Norvège, offre des fonctionnalités très avancées de gestion documentaire. Largement utilisé à travers le monde, il s’intègre facilement aux autres applications et s’adapte aux problématiques de gestion de contenu les plus complexes.